Regulamin Konferencji Dyrektorów Bibliotek Akademickich Uczelni Medycznych

Rozdział 1. Członkostwo

§ 1

Konferencję Dyrektorów Bibliotek Akademickich Uczelni Medycznych (KDBAUM) tworzą dyrektorzy bibliotek uczelni należących do Konferencji Rektorów Akademickich Uczelni Medycznych (KRAUM).
Dyrektor Głównej Biblioteki Lekarskiej i kierownicy innych naukowych bibliotek o profilu medycznym, posiadają status członków stowarzyszonych KDBAUM i mogą uczestniczyć we wszystkich pracach KDBAUM z głosem doradczym. Członkowie stowarzyszeni mogą uczestniczyć we wszystkich inicjowanych i realizowanych przez KDBAUM przedsięwzięciach.
Osoby wymienione w ust. 1-2 potwierdzają członkostwo w KDBAUM, składając deklarację, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
Dyrektor biblioteki może zrezygnować z członkostwa w KDBAUM, składając wniosek o wykreślenie go z grona członków.
KDBAUM może nadawać emerytowanym dyrektorom bibliotek akademickich uczelni medycznych godność członków honorowych.

Rozdział 2. Cele i środki działania

§ 2

Celem działania KDBAUM jest:

1. wypracowywanie wspólnego stanowiska i wyrażanie opinii w sprawach dotyczących bibliotek medycznych oraz funkcjonowania naukowej informacji medycznej;
2. wyznaczanie ogólnych kierunków działania, uwzględniających wspólne interesy bibliotek akademickich uczelni medycznych oraz podejmowanie działań integrujących biblioteki o profilu medycznym wokół wspólnych przedsięwzięć;
3. rozwijanie i koordynowanie współpracy bibliotek publicznych wyższych szkół medycznych;
4. inicjowanie i realizowanie wspólnych zadań z zakresu gromadzenia, opracowania i udostępniania zbiorów oraz usług informacyjnych, w tym przedsięwzięć wymagających wnoszenia składek i/lub ponoszenia wspólnych kosztów realizacji zadania;
5. wspólne występowanie w sprawach związanych z negocjowaniem warunków i konsorcyjnym zakupem produktów informacji naukowej;
6. podejmowanie i wspieranie inicjatyw zmierzających do doskonalenia funkcjonowania bibliotek akademickich uczelni medycznych;
7. reprezentowanie interesów pracowników bibliotek akademickich uczelni medycznych;
8. dbałość o społeczny prestiż zawodu bibliotekarza i pracownika medycznej informacji naukowej.

§ 3

Działania wymienione w § 2 pkt. 1-7, które stosownie do bieżących potrzeb wiążą się z koniecznością ponoszenia zobowiązań finansowych, podejmowane są przez członków KDBAUM na podstawie odpowiednich pełnomocnictw, zgodnie ze statutami poszczególnych Uczelni, obowiązującymi przepisami i w granicach określonych dodatkowymi uregulowaniami w odniesieniu do każdego przedsięwzięcia rozwijanego z inicjatywy KDBAUM.

§ 4

Powyższe cele KDBAUM realizuje poprzez:

1. inicjowanie konferencji problemowych, szkoleń, warsztatów i seminariów w celu wymiany doświadczeń zawodowych;
   podejmowanie starań o pozyskanie środków finansowych na realizację wybranych przedsięwzięć;
2. prowadzenie działań zmierzających do podnoszenia jakości świadczonych usług wykonywanych przez poszczególne biblioteki;
3. wypracowywanie i opiniowanie standardów dotyczących organizacji i funkcjonowania bibliotek akademickich uczelni medycznych oraz bibliotek szpitalnych, w tym również w aspekcie prowadzonej działalności dydaktycznej;
4. tworzenie zespołów zadaniowych, opiniowanie i zatwierdzanie regulaminów prowadzonych przedsięwzięć;
5. wspieranie działań w celu zabezpieczenia platformy sprzętowo-narzędziowej dla prowadzonych przedsięwzięć;
6. podejmowanie działań na rzecz współpracy w zakresie opracowywania analiz bibliometrycznych;
7. współdziałanie z Konferencją Dyrektorów Bibliotek Akademickich Szkół Polskich na rzecz rozwoju bibliotek polskich;
8. współpracę z innymi bibliotekami, stowarzyszeniami i organizacjami zawodowymi działającymi na rzecz rozwoju medycznej informacji naukowej w Polsce i na forum międzynarodowym.

§ 5

W inicjowanych i realizowanych przez KDBAUM przedsięwzięciach mogą uczestniczyć wszystkie biblioteki uczelni medycznych oraz biblioteki stowarzyszone, lub tylko ich część.

Rozdział 3. Organizacja KDBAUM

§ 6

KDBAUM wybiera ze swego grona w głosowaniu tajnym Przewodniczącego i jego Zastępcę.
O wyborze decyduje zwykła większość głosów ogólnego składu KDBAUM.
Kadencja Przewodniczącego i jego Zastępcy trwa 4 lata.
W uzasadnionych przypadkach KDBAUM może odwołać Przewodniczącego lub Zastępcę przed upływem kadencji na posiedzeniu zwołanym na wniosek co najmniej trzech członków KDBAUM, większością 2/3 głosów członków KDBAUM wymienionych w § 1 ust. 1.

§ 7

1. Przewodniczący KDBAUM:
   1. reprezentuje KDBAUM na zewnątrz;
   2. ustala plan pracy na kolejne lata kadencji i opracowuje roczne plany rzeczowo-finansowe;
   3. przedstawia członkom roczne sprawozdania z działalności KDBAUM;
   4. prowadzi bieżącą kontrolę działalności zespołów zadaniowych i przyjmuje od nich sprawozdania z realizacji poszczególnych przedsięwzięć;
   5. ustala projekt porządku posiedzeń;
   6. przewodniczy obradom;
   7. podpisuje uchwały KDBAUM;
   8. zatwierdza dokumenty finansowe, z zastrzeżeniem ust. 3 niniejszego paragrafu.
2. W przypadku nieobecności Przewodniczącego lub niemożności działania, jego zadania wykonuje Zastępca.
3. Zatwierdzanie dokumentów finansowych wymaga kontrasygnaty Kwestora Uczelni, która prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową, umożliwiającą rejestrację przychodów i kosztów KDBAUM.

§ 8

1. KDBAUM zbiera się w miarę potrzeb, jednak przynajmniej raz w roku.
2. Posiedzenia KDBAUM zwołuje Przewodniczący z własnej inicjatywy lub na pisemny wniosek co najmniej 2 członków KDBAUM.
3. Zawiadomienie o terminie posiedzenia wraz z porządkiem obrad Przewodniczący przekazuje członkom KDBAUM co najmniej z siedmiodniowym wyprzedzeniem.
4. W posiedzeniach mogą uczestniczyć z głosem doradczym członkowie honorowi i stowarzyszeni, o których mowa w § 1 ust. 2 i 5 oraz zaproszeni goście.
5. Każde posiedzenie KDBAUM jest protokołowane.

§ 9

1. KDBAUM wyraża swoje stanowisko lub opinie w formie uchwał.
2. Uchwały stanowią dokument, w którym zawarte są:
   1. numer, data i tytuł podjętej uchwały,
   2. podstawa prawna podjęcia uchwały,
   3. merytoryczna treść uchwały,
   4. podpis Przewodniczącego KDBAUM.
3. Uchwały zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy ogólnego składu KDBAUM. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego KDBAUM. Dopuszcza się możliwość głosowania przez pełnomocników upoważnionych przez Dyrektora biblioteki - członka KDBAUM.
4. Uchwały zapadają w głosowaniu jawnym z zastrzeżeniem ust. 5.
5. W głosowaniu tajnym podejmowane są uchwały:
   1. w sprawach personalnych,
   2. na wniosek Przewodniczącego KDBAUM,
   3. na wniosek członka KDBAUM wymienionego w § 1 ust. 1 przyjęty w głosowaniu.
6. Uchwały w sprawie planu rzeczowo-finansowego zatwierdza KDBAUM w terminie do 30 listopada roku poprzedzającego każdy rok kalendarzowy.
7. W kwestiach finansowych realizowanego zadania obowiązkowa jest jednomyślność wszystkich uczestników danego przedsięwzięcia.

§ 10

1. W sprawach pilnych Przewodniczący KDBAUM z własnej inicjatywy lub na wniosek co najmniej dwóch członków może zarządzić głosowanie nad projektem uchwały w trybie korespondencyjnym (przez pocztę elektroniczną) – zgodnie z zasadami określonymi w § 9 ust. 3.
2. W razie skierowania sprawy do rozpatrzenia w trybie korespondencyjnym, Przewodniczący określa zasady oraz termin do zajęcia stanowiska przez członków KDBAUM.
3. Warunkiem ważności głosowania, o którym mowa w ust. 1, jest przesłanie wszystkim członkom KDBAUM projektu uchwały oraz innych dokumentów niezbędnych do podjęcia uchwały na 3 dni przed wskazanym terminem zakończenia głosowania.
   Uchwała jest podjęta w ostatnim dniu głosowania wskazanym przez Przewodniczącego KDBAUM.
4. O wynikach głosowania korespondencyjnego i podjętych uchwałach zamieszcza się stosowny zapis w protokole najbliższego posiedzenia KDBAUM.

Rozdział 4. Zasady gospodarki finansowej KDBAUM

§ 11

1. KDBAUM koszty swojej działalności pokrywa ze składek wnoszonych przez uczelnie członkowskie.
   KDBAUM prowadzi gospodarkę finansową na podstawie planu rzeczowo-finansowego i zgodnie z postanowieniami § 9 ust. 6 i 7.
2. Składki w jednakowej wysokości dla każdej uczelni członkowskiej na każdy rok kalendarzowy określa uchwała KDBAUM.
   Wpłata składek dokonywana jest przez uczelnie członkowskie na wyodrębniony na ten cel rachunek bankowy w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku kalendarzowego.
3. Środki uzyskane ze składek przeznaczone zostaną na finansowanie bieżącej działalności KDBAUM, m.in. obsługę prawną, opłacenie konsultacji i analiz.
4. Rachunek bankowy oraz wszystkie rozliczenia finansowe prowadzone są w Uczelni, w której zatrudniony jest Przewodniczący KDBAUM.
5. Koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz dokonywanych operacji finansowych (przelewy) pokrywane są ze środków zgromadzonych na tym rachunku.
6. Dokumenty finansowe wystawiane są na Uczelnię, która prowadzi wyodrębniony rachunek bankowy KDBAUM.
   Wydatkowanie środków następuje zgodnie z uchwałami KDBAUM.
7. Wszystkie dokumenty finansowe z wydatkowania środków KDBAUM zatwierdza Przewodniczący i kontrasygnuje Kwestor Uczelni, w której prowadzony jest rachunek bankowy KDBAUM.

§ 12

1. Poszczególne przedsięwzięcia inicjowane przez KDBAUM są realizowane przez koordynatorów poszczególnych zadań na podstawie uchwał KDBAUM i w oparciu o regulaminy określające organizację danego przedsięwzięcia, w tym szczegółowe zasady finansowania, rozliczania i raportowania.
2. Koszt przedsięwzięć, o których mowa w ust. 1, ponoszą tylko te biblioteki, które zadeklarują w nich swój udział.
3. Jeśli tak postanawia uchwała, Przewodniczący KDBAUM może upoważnić koordynatora realizującego dane zadanie, do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w uczelni, w której jest zatrudniony koordynator zadania. W takim przypadku obowiązują zasady analogiczne do § 11 ust. 7-10 oraz odrębne uregulowania.

Rozdział 5. Postanowienia końcowe

§ 13

1. Zmiana postanowień niniejszego regulaminu wymaga uchwały KDBAUM oraz formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez KDBAUM.
    

Załącznik 1: Deklaracja Członkostwa w KDBAUM - pobierz PDF